Наш маленький бизнес, как и любое малое предприятие, требует особого внимания к вещам, способным дать экономию небольшому бюджету. Это особенно важно на этапе становления. Тем более в кризис. Именно поэтому было принято решение максимально экономить на расходных материалах. Прежде всего, на бумаге. Бумага сейчас стоит неоправданно дорого. В качестве выхода было принято решение перевести максимум документооборота в электронный вид. Это оказалось не только выгодно, но и гораздо более удобно. Вложив приемлемые средства, мы установили в офисе, на локальной сети, виртуальный факс. До этого, из электронного документооборота я использовал the bat в качестве почтового клиента и программу для сдачи электронной отчетности в налоговую.

Сетевая Venta4Net работает в качестве факса и телефона, и это на порядки удобнее привычных реальных аппаратов. Экономия на расходных материалах для принтеров, копиров и на бумаге, составила до 50%. Факсовый аппарат пылится на всякий случай, а телефон тоже практически не работает. Все идет через компьютеры сети.

Откуда такая экономия за счет электронного документооборота? Все дело в том, что бумага расходуется только в тех случаях, когда нет возможности передать или использовать электронный файл, а необходима фактическая бумажка. Вся внутренняя документация, переписка с партнерами и прием-отправка факсов проходят в электронном виде. Мне нет необходимости принимать факс на бумаге. Venta4Net принимает реальный факс и переводит его в электронный формат. Я, если это необходимо, могу документ распечатать. Нет, так он ляжет в папку компьютера. Та же история и с отправкой. Мы отправляем электронный документ, который распечатается в бумажном виде только у адресата. Правда, мы всем партнерам рекомендуем свой вариант. Так проще для всех. Помимо этого, если мне нужно отправить факс в выходной день, я не должен ехать в офис. Задал автоматическую отправку в конкретное время конкретного дня и все. Словом, выгода на лицо.

Вообще, мое глубокое убеждение заключается в том, что эффективным будет тот бизнес и управление, которые максимально быстро перейдут на электронный документооборот во всех его проявлениях. И это не говоря о сбережении природных ресурсов. Если не ошибаюсь, почти во всем мире уже внедрены программы электронного документооборота на государственном уровне. Так почему бы и малому бизнесу, который должен считать каждую копейку, не пользоваться выгодами современного программного обеспечения.